EKANCELARIJA

Šta je eKancelarija?

eKancelarija je softver za upravljanje najvažnijim poslovnim zadacima počev od organizacije vremena i resursa do kreiranja zadataka, upravljanja dokumentacijom i kontrole realizacije procesa. Prevashodna namena E-Kancelarije jeste da tradicionalni način kancelarijskog rada unapredi i automatizuje uvođenjem naprednih IT rešenja.

Šta sadrži eKancelarija?

1. Centralna oglasna tabla
   Centralna oglasna tabla je mesto na kome svi zaposleni mogu da se informišu o važnim događajima – neradnim danima, važnim datumima za firmu, najavama obuka itd.. Moguće je i prijaviti se za email obaveštenja, tako da važne informacije dobiju i oni zaposleni koji tog dana nisu posetili centralnu oglasnu tablu.
   
2. Lista kontakata
   Iako svi imaju svoj sistem beleženja i čuvanja kontakata, postoje neki kontakti koji su važni za celu firmu i potrebno je da svi imaju uvid u izmene njihovih podataka – eKancelarija omogućava da se napravi lista partnera, dobavljača, kupaca ili zaposlenih koju mogu svi da vide i ažuriraju po potrebi.
   
3. Zajednički kalendar
   Jedan od najvećih izazova rada u timu je usklađivanje obaveza članova tima – eKancelarija omogućava jednostavan grafički pregled zajedničkog kalendara iz koga se mogu dodeljivati ili pomerati obaveze. Ovo je posebno pogodno za praćenje realizacije projekata. Budući da eKancelarija ima odličnu sinhronizaciju sa Outlook-om, ukoliko ga koristite kao email klijenta, možete direktno iz njega usklađivati, menjati i kreirati i svoj i zajednički kalendar. 
   
4. Upravljanje dokumentacijom
   Upravljanje dokumentacijom je jedan od važnijih pratećih procesa koji zahteva precizno definisane procedure i disciplinovano primenjivanje. eKancelarija omogućava da se čitav tradicionalni proces – kreiranje, odobravanje, izmena, praćenje aktuelne verzije i konačno povlačenje dokumenta iz upotrebe, obavlja elektronski uz mogućnost zajedničkog rada na svim dokumentima.
   
5. Elektronski delovodnik
   Elektronski delovodnik, koji je zakonom propisana obaveza, omogućava da se zavedena dokumenta budu dostupna u vrlo kratkom roku i da se jednostavno pretražuju prema definisanim parametrima.
   
6. Moji zadaci
   Zadaci se kroz eKancelariju mogu definisati po pojedincima, timu ili na nivou cele organizacije. Izvršenje zadataka se može pratiti kroz različite grafičke prikaze, a moguće je dodeljene zadatke pratiti po timu, po klijentu ili po projektu u zavisnosti od prirode vašeg poslovanja.
   
7. Zajednički resursi
   Svaka firma ima neki resurs koji deli čitava organizacija ili bar tim, bilo da su u pitanju kompanijska vozila, alati ili prostorije za sastanke. eKancelarija omogućava rezervaciju ovakvih resursa i pregled njihove raspoloživosti kroz poseban kalendar čime se izbegava komplikovana sinhronizacija i papirologija koja takvu sinhronizaciju prati.
   
8. Korisni linkovi
   Ukoliko većina zaposlenih svakodnevno posećuje neke internet lokacije – kursne liste, portale dobavljača, relevantne izvore informacija – skup takvih linkova možete staviti na jedno mesto kako bi svima bili „na dohvat ruke“.
   
9. Odobravanje dokumenata i procesa
   Svaki dokument u okviru svog životnog ciklusa zahteva nekoliko iteracija odobravanja, izmena i pratećih aktivnosti – eKancelarija omogućava da se odobrenje vrši elektronski, da se prati proces odobravanja i da se automatski obaveštavaju svi učesnici procesa o tome da li je dokument odobren ili ne. Takođe, mogu se automatski kreirati i zadaci u zavisnosti od toga koji je ishod procesa odobrenja bio.
   
10. Standardna pretraga
    Standardna pretraga eKancelarije podrazumeva da se u par sekundi može pronaći traženi dokument po nekom od unapred definisanih kriterijuma – kupcu za koji je dokument vezan, datum evidentiranja, jedinstveni broj dokumenta itd..
    
11. Integracija sa Office aplikacijama
    Integracija eKancelarije sa Office aplikacijama znači da sve standardne operacije u alatima koje poznajete (Word, Excell, PowerPoint) možete obavljati i u okviru eKancelarije. Posebno je značajna veza sa Outlookom koja omogućava kreiranje aktivnosti, izmene i praćenje na eKancelariji direktno iz vašeg već postojećeg email klijenta.
    
12. Galerija slika
    Sav multimedijalni sadržaj koji vaša firma kreira ili koristi (video, fotografije, grafikoni) može se smestiti u eKancelariju i klasifikovati prema svojim karakteristikama, tako da budu jednostavni za pronalaženje svima onima koji ih stalno koriste.
    
13. Video obuka
    eKancelarija je bazirana na Microsoft SharePointu i kada se tiče korisničkog iskustva - ukoliko ste korisnik Microsoft Office programa, period učenja za rad će biti vrlo kratak. Kako bi obuka bila još jednostavnija, kreirali smo video obuku koju možete pratiti u tempu koji vama odgovara i kojoj se možete vraćati sve dok u potpunosti ne savladate alat.
    
14. Integracija sa eksternim izvorom podataka
    Ukoliko već imate softversko rešenje koje želite da zamenite ili dopunite funkcionalnostima eKancelarije, moguća je jednostavna integracija i prenošenje podataka, da bi se izbegao ručni unos. Standardni izvori podataka podrazumevaju Microsoft SQL baze podataka, Excel fajlove, XML i sl. ali i druge vrste integracije su moguće uz prethodnu analizu.
    
15. Evidencija menica
    Dokumenta kao što su menice zahtevaju posebnu pažnju pri manipulaciji. eKancelarija omogućava evidentiranje menica sa svim relevantnim podacima grupisanje prema određenom kriterijumu, sortiranje, pretragu i obaveštavanje o rokovima dospeća ili drugim razlozima za povlačenje ili davanje menice kao i potrebna odobravanja.
    
16. Napredna pretraga
    Napredna pretraga u okviru eKancelarije podrazumeva traženje sadržaja po više unapred definisanih kriterijuma istovremeno.
    
17. Evidencija ulazne/izlazne dokumentacije
    Evidencija ulazne i izlazne dokumentacije podleže određenim zakonskim odredbama, a uz to je vrlo važno imati pregled i laku pretraživost. eKancelarija omogućava evidentiranje i pretraživanje ove dokumentacije tako što se ona skenira uz posebno prepoznavanje znakova i zatim arhivira na odgovarajuće mesto na portalu gde se kasnije može pretraživati.
    
18. Evidencija odsustva
    eKancelarija omogućava veliki stepen automatizacije zahteva za odsustvo zaposlenih i odobravanje odsustva. Osim značajne uštede  vremena, ovakav način vođenja odsustva pruža i jasan grafički pregled izostanaka po zaposlenom, u okviru tima ili na nivou cele organizacije što je posebno važno u sezoni godišnjih odmora, kada se pravi raspored tako da odsustva pojedinih zaposlenih ne remete celokupno poslovanje firme.
    
19. Putni nalozi
    Aktivnosti zahtevanja i odobravanja putnih naloga kroz eKancelariju se obavljaju elektronski, uključujući obaveštenja o tome da je zahtev podnet/odobren/odbijen. Na osnovu ovako vođenih putnih naloga, izračunavanje troškova se vrši automatski na osnovu unosa za svaki putni nalog.
20. http://www.extreme.rs/default.asp?id=432&utm_source=eTarget&utm_medium=cpc&utm_content=jedno_mesto&utm_campaign=eKancelarija